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Este artículo forma parte de la serie “La forma de trabajo y el rol de la oficina en la era post-COVID”, que -a partir de la experiencia de las personas trabajando a distancia-, explora cómo podría re-imaginarse la forma de trabajar y resignificar el lugar de trabajo.
La forma de trabajo estuvo siempre fuertemente marcada por la lógica dominante del siglo pasado, basada en la dirección y el control que el presentismo permite. Pero el impacto de las nuevas tecnologías, la globalización, y el afianzamiento del concepto de red, dieron paso a una lógica de innovación apoyada en principios como la autonomía, la descentralización, y la confianza, componentes clave de una forma de trabajo más flexible.
El COVID-19 derribó una barrera cultural: permitió comprobar que el trabajo ya no es un lugar al cual uno se traslada, sino una actividad que se realiza, y descubrir que el principal impedimento para el trabajo flexible no era otro que la forma de pensar de las personas y su lucha por deshacerse de la lógica del pasado. El cambio llegó de manera inesperada, obligando a personas y organizaciones a trabajar de manera flexible sin ninguna preparación previa, sino simplemente empujados por la necesidad y urgencia que no dio lugar a discusiones ni resistencias.
Rápidamente se pusieron en juego estrategias como reformatear las reuniones de trabajo, priorizar los objetivos a la forma de alcanzarlos, interactuar de manera sincrónica o asincrónica, y recrear nuevas formas de conectar y socializar más abiertas e inclusivas. Y aunque muchos descubrieron capacidades y desarrollaron nuevas habilidades, aún hay muchas carencias por resolver: la disminución de la atención y el agotamiento durante las videoreuniones, la falta de convivencia presencial que atenta contra la comunicación y la confianza, la dilución de límites entre trabajo y vida personal, la ausencia de ciertos rituales basados en el lugar, la falta de movilidad durante la jornada, o la falta de encuentros personales con el consiguiente impacto en la motivación.
El equilibrio entre cultura de trabajo, espacio y medios tecnológicos se vio alterado, impulsando a las organizaciones a re-imaginar la forma de hacer lo que hacen y el lugar de trabajo.
Repensar la forma de trabajar y resignificar el lugar de trabajo
El trabajo flexible llegó para quedarse. Y obliga a las organizaciones a analizar cómo cambiará la forma de trabajar como resultado de lo que han experimentado y aprendido, a replantear sus procesos, y a definir cómo la crisis impacta en su modelo de negocio y cómo llevarán adelante la operación.
Aún queda mucho camino por recorrer: es clave que cada organización identifique las dificultades experimentadas por las personas, y en base a eso pueda romper con la inercia del pasado y cuestionar la lógica tradicional sobre la forma de trabajar y el rol de la oficina. Es una increíble oportunidad para recrear una mejor experiencia para los usuarios, optimizar la colaboración y la productividad, y -por qué no- reducir los costos.
Durante todo este tiempo hubo organizaciones y personas que no se sintieron cómodas con el trabajo a distancia. Quizás porque, sin darse cuenta, intentaron trasplantar los procesos ya existentes a contextos de trabajo remoto, replicando la forma de trabajar anterior a la pandemia. Algo que predijo Peter Drucker en los años 70, cuando anticipó que “el peor peligro en tiempos turbulentos no es la turbulencia sino actuar con la lógica del ayer”. Aunque sea tentador seguir haciendo las cosas como se hicieron siempre, muchas organizaciones seguramente necesiten identificar los procesos y prácticas más importantes, re-pensarlos, y analizar qué cosas se pueden hacer de forma presencial y cuales de forma remota. Esto incluye por ejemplo la evaluación del desempeño y el seguimiento de la contribución individual de los colaboradores cuando trabajan a distancia e incluso en otros países. Incluso pueda ser también una oportunidad para reflexionar sobre los valores y cultura de la empresa, y sobre las interacciones, prácticas y rituales que la promueven, y así poder crear una cultura aún más fuerte.
Hasta que una vacuna esté ampliamente disponible y demuestre su eficacia, probablemente el lugar de trabajo necesite ser repensado y transformado por completo. Para eso las organizaciones deberían identificar el tipo de trabajo que se puede realizar a distancia y cuales son los tipos de interacciones y los momentos de colaboración que no pueden ocurrir a distancia. ¿Cómo deberían ser esos espacios, cuál sería el tamaño adecuado y donde deberían estar ubicados? Estos cambios pueden no solo mejorar la forma en que se realiza el trabajo, sino también generar ahorros significativos, ya que los costos fijos de alquiler y servicios suelen ser los mayores después de los costos de producción.
Los desafíos del lugar de trabajo
A medida que las economías comienzan su reapertura, las organizaciones se ven forzadas a atraer a sus colaboradores pero sin comprometer su salud y seguridad. Todos regresarán a un lugar de trabajo de alguna manera diferente para trabajar de una manera también distinta.
Tradicionalmente los espacios de trabajo estuvieron formateados por el paradigma de la jerarquía, la planificación y el control. Pero desde hace unos años su diseño viene siendo fuertemente influenciado por el nuevo paradigma de la innovación y la colaboración. A través de diversas estrategias, el diseño buscó crear comunidad y fomentar altos niveles de socialización: plantas abiertas, amplia gama de espacios compartidos y no asignados, tecnología para que las personas puedan moverse libremente, espacios informales y sociales especialmente pensados para congregar equipos, y un look & feel menos corporativo y más residencial e íntimo. Pero paradójicamente, esto aumenta la densidad, la proximidad y el contacto físico, y consecuentemente la probabilidad de propagación de enfermedades. Todas estas características plantean importantes desafíos para el lugar de trabajo post-COVID, ya que las empresas no pueden permitirse que la transmisión rápida de un virus pueda causar el cierre de la oficina, o incluso dañar su marca y su capacidad para atraer talentos.
El control de infecciones es la nueva prioridad dentro del lugar de trabajo. Porque nadie quiere regresar a una oficina que no sea ni se perciba segura. Esto implicará enfoques y estrategias de diseño del espacio que faciliten las nuevas formas de trabajo, de manera de fortalecer la razón de ser principal de una oficina: la creación de comunidad, la creatividad, y la productividad.
Si algo está claro es que el diseño del lugar de trabajo no es algo intrascendente. Porque se basa en decisiones intencionadas que impulsan en los usuarios comportamientos tales como la frecuencia con que interactúan las personas, qué y a quién descubren en el camino de entrada o salida, o dónde y para qué se encuentran. En la era post-COVID, muy probablemente deba ser re-imaginarse el rol de la oficina, enfocado en la experiencia de las personas, en un modelo híbrido que integre lo mejor del trabajo presencial y remoto.