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El Brief Estratégico: redefiniendo las necesidades de la oficina

  Javier Mosquera   Nov 03, 2022   Articulos, Articulos Argentina, Nework, Publicaciones   Comentarios desactivados en El Brief Estratégico: redefiniendo las necesidades de la oficina

Esta columna forma parte de una serie que explora -después de la crisis del COVID 19- cómo redefinir el programa de necesidades de un espacio corporativo, a fin de reinventarlo teniendo en cuenta los recursos limitados de una economía mundial en desaceleración.

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La investigación centrada en conocer al usuario precede el diseño de un espacio de trabajo y es vital, porque asegura tomar las decisiones del espacio en base a datos objetivos y hechos reales, no en conjeturas. Las entrevistas personales permiten entender la situación y capturar diferentes puntos de vista e información objetiva de una muestra diversa de usuarios. ¿Qué otras técnicas permiten recopilar datos e información sobre el lugar de trabajo y la experiencia de los usuarios, saber cómo trabajan y usan la oficina, y crear representaciones de usuarios reales que ayuden a recordar para quienes se está diseñando el espacio?

Datos sobre el espacio y la experiencia de los empleados

Las encuestas son una técnica que -a partir de lo que expresan las personas- permite capturar cantidad de datos e información cualitativa y cuantitativa sobre el lugar de trabajo y la experiencia de los usuarios. Posibilita conocer lo que piensan las personas acerca de la oficina, los distintos tipos de espacios, las características preferidas para la oficina ideal. Y permite comprender -desde la perspectiva del usuario- cómo trabajan, cómo es su día habitual de trabajo, cómo el espacio facilita o dificulta el trabajo, cuales son los aspectos positivos del entorno y los problemas, qué aspectos del espacio
funcionan bien, y cómo pueden optimizarse.

La gente actuando y su entorno

La observación es una técnica que se adentra en el espacio físico y permanece durante un período de tiempo, sin interferir, observando cómo el usuario actúa en su entorno natural. Se trata de ponerse en el lugar del usuario para experimentar
de forma directa cómo trabaja y usa la oficina, cómo interactúa con las distintas tipologías de espacios, cuales son sus carencias y necesidades, y cuan intuitivo y fácil de usar es el lugar.

La observación comprende el análisis espacial cuantitativo (eficiencia de la distribución, superficies y ratios, y cantidad de puestos de trabajo y espacios de reunión), y el análisis funcional cualitativo (tipologías de espacios y su distribución, y espacios de trabajo alternativos o complementarios).

Los perfiles de usuarios

La creación de perfiles es una técnica para visualizar los datos de la investigación de los usuarios en representaciones ficticias y creíbles de personajes inventados. Esto ayuda a los diseñadores a empatizar con las personas y a recordar para quienes están creando el espacio, a fin de tomar decisiones de diseño basadas en usuarios reales, en vez de imaginarios.

Los perfiles de usuarios facilitan lograr un diseño centrado en el usuario y respaldado en la investigación previa sobre cómo usan el espacio, sus comportamientos y expectativas, sus necesidades y puntos de dolor, y sus flujos de trabajo a lo largo del día.

Análisis y Brief Estratégico

La investigación sistemática realizada en conjunto con las personas, permite descubrir los insights de los líderes de la organización, capturar diversidad de puntos de vista de las personas, datos sobre el espacio y la experiencia de los empleados, observar la gente actuando y su entorno, y crear los perfiles de usuarios y sus itinerarios. Todo este análisis en profundidad permite desarrollar la estrategia del diseño de una oficina. Los descubrimientos en base a estas técnicas cualitativas y cuantitativas facilitan explorar al usuario para quien se está creando el espacio, y permiten fundamentar las decisiones de diseño, en base a datos y lejos de suposiciones y subjetividades. Es la nueva forma de
redefinir el programa de necesidades de un espacio corporativo.

Tras el trabajo en conjunto con una muestra representativa de usuarios “clave” del nuevo espacio, en distintos roles y niveles, se logra un brief inicial robusto basado en datos objetivos que son el resultado de observar, escuchar e indagar
la experiencia de los usuarios, su forma de trabajar, sus expectativas, y el uso que hacen del espacio.

Toda la información descubierta se sintetiza en un documento que se convierte en punto de partida y guía del diseño a lo largo del proceso. Esto asegurará un diseño centrado en la manera en que el usuario se acerca, navega y usa el espacio. Se ordenan y priorizan los descubrimientos detectados en la fase anterior y se propone la idea conceptual del nuevo modelo de espacio y el desafío principal en el cual poner el foco, precisando el enfoque de la idea y el alcance del proyecto. De esta manera la idea conceptual surge de los desafíos que afronta el espacio y las necesidades expresadas por los usuarios. En base a este estratégico, en la etapa siguiente los diseñadores podrán crear el concepto arquitectónico y los principios de diseño de espacios que acompañarán el desarrollo.

¿Qué opinás acerca de esto? No dejes de contactarnos para analizar cómo 3g office puede ayudar a tu organización en el regreso a la oficina.

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About Javier Mosquera

Javier, Director General de 3g office Argentina. Experto con más de 25 años de trayectoria internacional en arquitectura corporativa, consultoría en workplace y gestión del cambio. Además desde 2003 imparte workshops y cursos in-company y en Programas Ejecutivos locales e internacionales, participando como speaker, y como autor de artículos y papers. Javier es Arquitecto por la Universidad de Buenos Aires y ha realizado el VIII Programa Internacional EMPRETEC para el Desarrollo del Comportamiento Emprendedor (Naciones Unidas / UNCTAD).

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