Esta columna forma parte de una serie que explora -como resultado de la crisis del coronavirus- la evolución de un modelo tradicional basado en el lugar de trabajo a otro más enfocado en la experiencia de la actividad laboral, y en el afianzamiento de la colaboración y la comunidad.
La nueva oficina: de espacio homogéneo a paisaje diferenciado
El fin de la era “Mad Men”
La oficina, tal como la conocemos, se organiza en base a un detallado programa de necesidades y requisitos técnicos. Así, por ejemplo, el diseño suele basarse en la cantidad de personas a acomodar. A partir de ese dato se organiza la distribución. Como consecuencia, puestos de trabajo, salas de reunión y circulaciones intentan responder lo mejor posible al programa de necesidades. En este sentido, es fácil identificar en los layouts una representación 3D del organigrama de la empresa. Parecen complejos mecanismos formados por piezas espaciales con funciones, roles y jerarquías muy claras.
Sin embargo, si observamos con detenimiento, descubriremos que los usuarios de una oficina llevan a cabo su actividad de múltiples maneras, muchas veces imprevistas. Porque para cada persona, un día es como un “recorrido” único en el que trabaja de manera distinta dependiendo de lo que tiene que hacer en cada momento. Posiblemente necesite concentrarse individualmente, o trabajar en equipo con colegas (presencial o virtualmente). También puede utilizar procesos “agile” con sus rutinas de tableros Scrum, daily meetings y backlogs, o participar en presentaciones o workshops. Además, puede realizar una pausa productiva, mantener una reunión formal, colaborar en sesiones de brainstorming o “design thinking”. Y estas son apenas algunas de las actividades más habituales.
Atrás quedaron las oficinas estáticas y rígidas como cajas o receptáculos homogéneos, con puestos de trabajos uniformes, y salas y despachos, al estilo “Mad Men”. Porque hace tiempo que la computadora y el teléfono dejaron de estar atados a los puestos de trabajo. Como consecuencia de la tecnología móvil, para la nueva fuerza laboral es básico contar con libertad de movimiento en un entorno dinámico y cambiante.
Un cambio de enfoque
Algo está claro: ya nadie puede ni quiere estar todo el día sentado en el mismo escritorio. Ahora las personas quieren elegir el espacio que mejor se adapte a su forma de trabajar y a la actividad específica que tiene que desarrollar según el momento del día. Y si cada jornada laboral es un “recorrido” único, la oficina debe entonces ofrecer un entorno adecuado. Es algo comparable a un paisaje natural, por ejemplo un bosque, que puede recorrerse en sus innumerables senderos y rincones. Y que en su diversidad de límites, relieves o iluminación ofrece múltiples climas emocionales, posibilidades y oportunidades.
Algo está claro: ya nadie puede ni quiere estar todo el día sentado en el mismo escritorio.
Es necesario cambiar de enfoque y transformar la oficina tradicional en verdaderos “paisajes de trabajo”. Diseñados para dar respuesta a diversas formas de hacer las cosas. Porque hoy la clave pasa por crear espacios diferenciados, que inspiren y reconozcan la individualidad de cada persona. Esto implica escenarios en donde todo ayude a despertar los sentidos, y a encender la chispa de la innovación.
Se trata de crear lugares que permitan a cada uno sentirse cómodo, y que activen su motivación intrínseca de modo de darle sentido al trabajo. Espacios que promuevan un uso más eficiente del espacio al activar, como espacios de interacción, zonas normalmente desaprovechadas. Todo esto ayuda a desdibujar la distinción entre áreas de trabajo y de apoyo, y a entender la experiencia de trabajo como algo que integra lo social.
La forma de trabajar cambió, impulsando a pensar distinto y dejar atrás la tradicional fragmentación mecanicista para pensar en “paisajes de trabajo” orgánicamente integrados. Porque al ofrecer diversidad de lugares y rincones que apoyen la forma de trabajar, las personas tendrán la oportunidad de trabajar cómo mejor lo hacen. De esta manera el espacio físico se convierte en una “palanca” que potencia la forma de trabajar de los usuarios. Es decir un diseño que responda a las necesidades individuales, que aumente el compromiso, y que promueva habilidades del siglo XXI como la creatividad y la colaboración. Al fin y al cabo, se trata de utilizar el diseño no como fin en sí mismo sino como herramienta para trabajar mejor.
La oficina como “paisaje” a recorrer
Es momento de dejar de diseñar la oficina a la manera tradicional como piezas que componen un sistema cerrado aunque eficiente. Al contrario, se trata de concebirlo como un “paisaje” abierto, donde la forma de trabajar y la organización del espacio estén pensadas de manera integrada y orgánica.
Es importante que el entorno de trabajo se organice según cómo trabajan mejor las personas y teniendo en cuenta lo que las motiva y empodera. Porque para fomentar el trabajo colaborativo hay que poder trabajar en equipo y por proyectos. Y asimismo, para apoyar la autonomía y la responsabilidad individual, las personas tienen que poder elegir cómo y dónde realizar su trabajo. Se trata de elegir entre lugares de encuentro e intercambio de ideas, zonas para trabajo en equipo o individual, áreas de trabajo informal, y espacios de apoyo. Como resultado, un recorrido articulador facilita la optimización del espacio, activando circulaciones y espacios intermedios como zonas de trabajo.
Es importante que las personas puedan moverse de un lugar a otro en función de las necesidades particulares y cambiantes. Para eso, la oficina debe poder adaptarse a muchos estilos de trabajo diferentes, priorizando aquellos que son más demandados y que mejor reflejan los valores propios. La diferenciación es clave para crear entornos que reconocen al empleado como individuo y activan su motivación intrínseca.
La forma de trabajar cambió, impulsando a pensar distinto y dejar atrás la fragmentación mecanicista para pensar en «paisajes de trabajo» integrados.
Porque así como al paisaje de un bosque, una playa o una montaña influye en nuestros comportamientos, el “paisaje de trabajo” nos hará más flexibles y abiertos a las nuevas formas de trabajar.