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Renueve las oficinas de su pyme para adaptarla a la era digital

  3g office   Jun 13, 2017   Articulos, Articulos Espa√Īa, Destacados, Nework, Publicaciones, Ultimos articulos   Comentarios desactivados en Renueve las oficinas de su pyme para adaptarla a la era digital

Las peque√Īas empresas deben adaptarse a las tendencias actuales apostando por espacios mucho m√°s di√°fanos y c√°lidos en los que se reduzca el n√ļmero de despachos individuales y se habiliten m√°s zonas para celebrar reuniones en grupo.

La firma alicantina Verd√ļ Cant√≥ aprovech√≥ la celebraci√≥n de su 125 aniversario para presentar unas nuevas oficinas m√°s adaptadas a las necesidades y gustos de los empleados, y que contribuyeran a transmitir la imagen de modernidad de la marca. Con la ayuda de la interiorista Mar√≠a And√©s, la pyme redise√Ī√≥ el espacio agrupando los puestos individuales y cre√≥ m√°s zonas informales -con butacas y mesas bajas- que favorecieran la creatividad. Gracias a elementos decorativos como las plantas de azafr√°n, las fotograf√≠as de los or√≠genes de la firma o las frases en las paredes que sintetizaban la filosof√≠a de la empresa consigui√≥ embellecer el lugar a la vez que aumentaba el sentimiento de pertenencia de los empleados.

Como en este caso, las compa√Ī√≠as tienen que saber cu√°ndo llega el momento de trasladarse de oficinas o redise√Īar las que ya tienen. Debido a que estos espacios son un reflejo de la filosof√≠a de la compa√Ī√≠a, normalmente su renovaci√≥n est√° provocada por cambios m√°s profundos como un importante crecimiento org√°nico, un relevo en la direcci√≥n, una reorientaci√≥n de las √°reas de negocio o una transformaci√≥n en los m√©todos de trabajo.

¬ęLas oficinas deben adaptarse a la √©poca actual, donde el uso de la tecnolog√≠a permite que haya menos papeles y que los empleados pasen menos tiempo en su puesto individual, mientras ganan importancia las zonas para los trabajos en equipo¬Ľ, resume Jonatan Molina, gerente de Ofita en Madrid. Estos cambios implican que las empresas deban tener en cuenta varios factores al afrontar este proceso:

  • Localizaci√≥n.¬†La mejor ubicaci√≥n para una empresa var√≠a en funci√≥n de su actividad. Por ejemplo, una empresa industrial probablemente necesite estar cerca de la f√°brica o el almac√©n, mientras que una opci√≥n interesante para un compa√Ī√≠a tecnol√≥gica es la proximidad a un centro de investigaci√≥n. Las pymes m√°s j√≥venes e innovadoras normalmente prefieren compartir el edificio con otras empresas que tengan una filosof√≠a similar y sean socios potenciales. Por contra, las veteranas suelen ser m√°s resistentes al cambio debido a que han desarrollado un v√≠nculo emocional con la zona en la que ya est√°n implantadas. En cualquier caso, conviene tener en cuenta otros factores como el precio o las preferencias de los empleados. Normalmente, el aspecto que estos m√°s valoran es la facilidad en el transporte, tanto p√ļblico como privado. Pero tambi√©n tienen importancia otros aspectos secundarios como la cercan√≠a a bares y gimnasios o la existencia de duchas en el edificio, lo que les permite acudir al trabajo en bicicleta o salir a correr durante la pausa de la comida.
  • Decoraci√≥n.¬†¬ęLa tendencia actual es que el interior de las oficinas sea cada vez m√°s humano y agradable, parecido al hogar. Para ello se potencian los espacios comunes con butacas y buena iluminaci√≥n, se usan colores c√°lidos y se emplea m√°s la madera y otros materiales reciclables¬Ľ, destaca Francisco V√°zquez, presidente de 3g Office. Este esp√≠ritu se traslada tambi√©n al mobiliario, que debe ser multifuncional y f√°cil de trasladar. Adem√°s, reducir el n√ļmero de muebles en la oficina es un est√≠mulo eficaz para que los trabajadores acumulen menos papel y se acostumbren a trabajar de forma digital. Una estrategia eficaz para que la oficina refleje el esp√≠ritu de la empresa es decorar las paredes con im√°genes hist√≥ricas del negocio, grandes mapas que reflejen su expansi√≥n internacional o vinilos con conceptos que resuman la filosof√≠a. Cuando la empresa dispone de un logo muy representativo en el que destaca alg√ļn color concreto, suele ser buena idea que predomine tambi√©n en la decoraci√≥n de su oficina. Aunque para esta fase es bueno contar con la opini√≥n de los empleados, hay que tener cuidado para que las oficinas mantengan la misma est√©tica y reflejen que se trata de un espacio de trabajo. Por tanto, no suele ser buena idea que los trabajadores incluyan en sus puestos particulares elementos que rompan demasiado con la est√©tica general del sitio, como sucede en ocasiones con los grandes carteles o los mu√Īecos.
  • Puestos individuales.¬†En las oficinas espa√Īolas se est√° reduciendo el n√ļmero de despachos debido a que ¬ęimpiden que los responsables est√©n cerca de la informaci√≥n y la din√°mica de sus equipos¬Ľ, explica Oriol Alcoba, director general de Esadecreapolis. Actualmente, estos espacios son poco habituales entre los cargos intermedios de una pyme y est√°n reservados para las personas de mayor jerarqu√≠a, como el gerente o el director general. Otro error habitual es compartimentar los departamentos en sectores demasiado separados entre s√≠. Aunque se puede seguir manteniendo la divisi√≥n mediante la distribuci√≥n de las mesas, hacer que la mayor√≠a de los empleados comparta un mismo espacio refuerza el sentimiento de uni√≥n en la plantilla. No obstante, para conseguir esto hay que tener en cuenta las necesidades espec√≠ficas de cada secci√≥n y si √©stas son incompatibles entre s√≠. Por ejemplo, aquellas √°reas en las que la comunicaci√≥n es constante probablemente no puedan convivir con las que requieren silencio para realizar sus tareas. El consejo de V√°zquez para las firmas con m√°s empleados que pasan la mayor parte de su jornada trabajando fuera es ¬ęeliminar los puestos individuales y habilitar suficientes puestos compartidos que puedan ser usados por cualquiera de estas personas cuando necesiten estar en la oficina¬Ľ. As√≠ se liberar√° un espacio que antes estaba inactivo y que ahora se puede aprovechar mejor.
  • Zonas de reuni√≥n.¬†Una queja com√ļn entre los empleados de la mayor√≠a de empresas espa√Īolas es la escasez de espacios en su oficina para celebrar reuniones en grupo. Sin embargo, esto contrasta con la tendencia de las organizaciones a conceder cada vez m√°s importancia al trabajo en equipo, especialmente entre empleados de diferentes departamentos. Para solucionar este problema, las pymes deben ampliar los lugares habilitados para esta funci√≥n. En ocasiones basta con tener una √ļnica sala de gran capacidad -para las reuniones m√°s multitudinarias y los clientes de mayor importancia- junto con otras salas m√°s peque√Īas que sirvan para encuentros de menos de cinco personas y las videoconferencias a trav√©s de Skype. Adem√°s, para las charlas en las que no se van a tratar aspectos confidenciales se pueden habilitar espacios m√°s informales, como una tabla con sof√°s alrededor o las mesas altas junto a la m√°quina del caf√©.
  • Espacios de ocio.¬†Una buena idea para las empresas que disponen de oficinas m√°s grandes es habilitar zonas de ocio. Esta pr√°ctica sirve para reforzar la cohesi√≥n entre los miembros de la empresa, mejorando el buen ambiente dentro de la organizaci√≥n. La opci√≥n m√°s habitual es equipar una habitaci√≥n con varias mesas, una nevera y un microondas, de manera que pueda servir de comedor o cafeter√≠a. Otra iniciativa cada vez m√°s extendida, especialmente entre las compa√Ī√≠as m√°s j√≥venes e innovadoras, es incluir una mesa de ping-pong o un futbol√≠n. Debido al ruido que suelen generar, conviene buscar un espacio m√°s apartado, como puede ser la entrada -de manera que tambi√©n pueda llamar la atenci√≥n de los visitantes- o una sala espec√≠fica.

Un entorno que favorece la unión

La firma madrile√Īa¬†Sipay¬†ampli√≥ su plantilla a 40 personas tras enfocar su negocio a los servicios de pago internacionales. Para albergarlos, se traslad√≥ a un nuevo espacio en Alcobendas (Madrid) f√°cilmente accesible en transporte p√ļblico y privado. ¬ęEn las nuevas oficinas pr√°cticamente ha desaparecido la divisi√≥n en departamentos. Los √ļnicos que est√°n separados son los responsables de ‘software’, que necesitan un entorno m√°s tranquilo¬Ľ, explica Jos√© Luis Nevado, director general de la firma. Aunque existen salas espec√≠ficas para reuniones, muchos encuentros se celebran en el ‘office’ que sirve de cafeter√≠a o en los sof√°s y escritorios que se encuentran repartidos por la oficina. Con la ayuda de una red, algunas mesas de reuni√≥n se transforman en tablas de ping-pong que permiten a la plantilla -cuya edad media es de 29 a√Īos- tener tambi√©n sus momentos de ocio. Junto a los futbolines, ¬ęsirven para que los empleados puedan desconectar, y liberar el estr√©s¬Ľ, concluye el responsable de la compa√Ī√≠a.

Menos armarios, menos papeles

La historia centenaria de¬†Mec√°nica Moderna¬†abri√≥ un nuevo cap√≠tulo con la llegada de un gerente que orient√≥ la empresa a actividades pioneras en el sector de la automatizaci√≥n industrial. Dentro de las acciones de cambio de la imagen corporativa y digitalizaci√≥n de la organizaci√≥n, se decidi√≥ renovar por completo la oficina. ¬ęMantuvimos el mismo espacio, pues est√° muy bien situado en el centro de Barcelona y cerca de nuestro almac√©n. Pero creamos un ambiente mucho m√°s abierto y di√°fano, gracias a una redistribuci√≥n de los puestos personales y la instalaci√≥n de mamparas de cristal, que dejan pasar la luz¬Ľ, explica Josep Folch, responsable de la firma. Para ampliar el espacio disponible y reducir el uso de papel, se deshicieron de los grandes armarios met√°licos que antes ocupaban gran parte de la oficina. En su lugar, al alzar la vista hacia las paredes, los empleados ven algunas de las palabras -compromiso, equipo, futuro o precisi√≥n- que reflejan la filosof√≠a de la empresa. Desde que se realiz√≥ el proyecto, concluye Folch, ¬ęlos clientes se muestran m√°s impresionados cuando nos conocen y los trabajadores est√°n m√°s satisfechos¬Ľ.

Una decoración estilo pop

La agencia de m√°rketing¬†Grupo Abbsolute¬†necesitaba una nueva oficina que reflejara su esp√≠ritu de empresa creativa, joven y en crecimiento. Con su traslado al parque tecnol√≥gico de la Isla de la Cartuja (Sevilla) consigui√≥ un espacio m√°s luminoso y con unas vistas que resultaban inspiradoras. En la entrada, un vinilo con el lema de la compa√Ī√≠a -‘Lo que no se espera no se olvida’- anticipa a los visitantes las sorpresas que les esperan en el interior. ¬ęElegimos una decoraci√≥n muy moderna, estilo pop, con dibujos en las paredes que son representativos de cada √°rea. En el despacho del presidente est√°n Batman y Superman, en la zona de producci√≥n el brazo del Dios de la Capilla Sixtina y en la de los creativos, la Alicia de Walt Disney¬Ľ, explica Cristina Rodr√≠guez, directora creativa de la empresa. Suya fue la tarea de coordinar el dise√Īo del espacio, implicando a todos los empleados para conseguir un entorno lo m√°s confortable posible. Esta satisfacci√≥n se ha trasladado tambi√©n a los clientes, que quedan muy sorprendidos cuando entran en la sala de reuniones, rebautizada como ‘beach room’, por la arena que hay en el suelo. All√≠ pueden descalzarse y tener las reuniones en un ambiente m√°s distendido.

Cu√°ndo optar por el ‘coworking’

Las zonas de ‘coworking’, donde se comparte el espacio con otras empresas, son especialmente √ļtiles para las pymes que est√°n dando sus primeros pasos. Este fue el caso de la consultora digital¬†Bluecell, que inici√≥ su trayectoria en la madrile√Īa Torre de Cristal, donde conviv√≠a con varias compa√Ī√≠as -tanto peque√Īas como grandes- que luego se convirtieron en sus clientes. ¬ęEste modelo nos ofrec√≠a la ventaja de que era muy flexible, pues no hac√≠a falta la inversi√≥n necesaria para acondicionar una oficina. Pag√°bamos un fijo por los metros cuadrados que ocup√°bamos y un extra por servicios como un alto uso de las zonas de reuni√≥n¬Ľ, recuerda √Āngel Sope√Īa, director de la empresa. Cuando la plantilla se acerc√≥ a la decena de empleados, los costes se multiplicaron y lleg√≥ el momento de trasladarse a unas oficinas propias. Sin embargo, la experiencia con el ‘coworking’ hab√≠a sido tan positiva que la firma ha vuelto a recurrir a este modelo para iniciar su expansi√≥n internacional por M√©xico y Portugal.

Leer noticia original: http://www.expansion.com/pymes/2017/06/12/593e8fa746163f56298b45d2.html

 

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