4 de 4
Este artículo forma parte de la serie “La forma de trabajo y el rol de la oficina en la era post-COVID”, que -a partir de la experiencia de las personas trabajando a distancia-, explora cómo podría re-imaginarse la forma de trabajar y resignificar el lugar de trabajo.
El COVID-19 alteró el equilibrio entre forma de trabajo, tecnología y espacio físico. ¿Qué tendrá que ofrecer la oficina para volver a atraer a los usuarios?, ¿cuál será el impacto de la crisis en los modelos de trabajo, la gestión de las personas y en consecuencia en el diseño de los espacios y el real estate corporativo?.
Recientemente, más de cien líderes de gestión de personas y espacios corporativos de numerosas empresas en más de 15 países respondieron a estas preguntas en la campaña The Smart Podcast realizada por 3g Smart Group, multinacional que acompaña a las organizaciones en procesos de transformación a través del espacio y las personas. Los entrevistados coinciden en que la pandemia del COVID-19 aceleró ciertos principios o tendencias, que ya existían aunque de manera invisible.
Diseño centrado en las personas
A medida que el trabajo sea más flexible, la oficina será un lugar más cómodo y humano, orientado a las personas y su bienestar. Y para eso el diseño del espacio se basará menos en el puesto de trabajo individual y necesitará un enfoque más holístico y orientado a la experiencia de los usuarios, sus perfiles, journeys e interacciones, sus actividades y necesidades reales (Activity Based Planning). La oficina será un entorno que brindará experiencias, entrenamiento y tecnología.
Al mismo tiempo el diseño del espacio estará cada vez más influenciado por los principios del Agilismo: células de trabajo como “motor” de espacios multiuso, adaptables, re-configurables y auto-componibles, capaces de expandirse o contraerse como un acordeón, acompañando el desarrollo de equipos “escalables” y necesidades cambiantes, siempre incluyendo áreas para reuniones dinámicas e informales.
Modelo de trabajo distribuído
La crisis demostró que el trabajo ya no es la oficina a la que se va sino la actividad que se realiza, más allá del lugar. No obstante, el trabajo enteramente remoto puede ser inviable para muchas personas y organizaciones, por lo que se explorarán modelos de trabajo distribuído, con personas trabajando juntas, independientemente de su ubicación física: unos en la sede corporativa, otros en satélites intermedios o en espacios de coworking, y otros desde casa, todos interconectados a través de tecnologías y con aplicaciones online para reserva y administración de lugares, que permitan optimizar la ocupación del espacio.
La sede corporativa formará parte de este ecosistema distribuído de lugares, aunque será menos relevante. Será a donde los que quieran podrán ir para reunirse y colaborar en persona, fortaleciendo así las relaciones y reforzando la cultura de la organización.
Comunidad y sentido de pertenencia
Nada puede reemplazar el tiempo cara a cara con los compañeros de trabajo, porque esa proximidad y resonancia acelera la química que fortalece vínculos, y conduce a la confianza. El espacio físico deberá facilitar lo que se conoce como “momentos intermedios”: los que ocurren antes y después de una reunión, en la pausa alrededor del café, en las impresoras, o en las charlas de pasillo. Porque son el escenario ideal para el contacto social informal que construye la cultura de una empresa, y mantiene el sentido de comunidad.
La oficina será cada vez más una plataforma para fomentar la colaboración y la interacción social física, porque es lo que genera el compromiso mutuo, el sentido de pertenencia compartido, y el capital social, sin lo cual la colaboración virtual es ineficaz.
Cultura y valores de la organización
Se ha hecho evidente que es posible trabajar flexiblemente desde cualquier lugar, pero el lugar para la comunidad y la colaboración cara a cara seguirá siendo la oficina, porque ofrece la experiencia de la interacción social que la virtualidad no consigue. La oficina es una declaración de personalidad, una manifestación física de los valores de la organización, un motor de cultura, ideas e innovación, un espacio más orientado al exterior, más poroso hacia la comunidad. Desde el momento en que alguien ingresa, comienza un proceso de inmersión en la marca a través de comportamientos. Por eso el espacio y la presencia física será fundamental para atraer a las personas y volver a generar la confianza y la cultura en el lugar de trabajo.
«Smart Space»
En un contexto cada vez más líquido, la oficina convencional con escritorios fijos y salas de reunión resulta ser una de las principales barreras para las nuevas formas de trabajar. El diseño de entornos más flexibles, adaptables, y en beta permanente, permitirá a los propios usuarios ser protagonistas del cambio. Con naturalidad y a través de simples cambios, ellos podrán configurar espacios para cada actividad y necesidad, desde el trabajo individual y concentrado hasta trabajar en equipo y en proyectos con equipos distribuidos y en constante transformación.
Será clave diseñar un espacio de trabajo multiuso y escalable, que -como un organismo vivo- pueda transformarse con naturalidad según la capacidad, y adaptarse fácil y rápidamente a necesidades cambiantes y actividades diversas, y que -a través de mobiliario flexible y cerramientos móviles- admita múltiples configuraciones, optimizando el uso del espacio.
Paisajes de trabajo diferenciados
Las personas ya no querrán ir a la oficina para hacer un trabajo individual que pueden hacer en casa. Para atraer y retener el talento, en vez de espacios uniformes, las organizaciones necesitan ofrecer una variedad de “paisajes de trabajo” diferenciados, dispersos y personalizados, de manera que permita satisfacer diversos tipos de trabajo y formas de hacer las cosas: trabajo individual y concentrado, en equipo y por proyectos, interactuando con colegas en forma presencial y a distancia, utilizando metodologías ágiles, intercambiando ideas en workshops dinámicos, presentaciones, o en un café informal.
Se trata de crear paisajes de trabajo diferenciados que reconozcan la individualidad de cada persona y que incorporen lo informal, promoviendo un uso más eficaz del espacio al activar zonas de circulación y áreas intermedias como espacios de interacción para facilitar el intercambio de información y la construcción de relaciones.
La pandemia vió la vida laboral rápidamente reinventada en el espacio digital, abriendo los ojos de muchos a una forma de trabajo más flexible y a una nueva «realidad híbrida» donde lo físico y lo digital empiezan a integrarse con más naturalidad.
Como resultado del COVID-19, el rol de la oficina deberá re-imaginarse como un espacio flexible y adaptable, integrado por paisajes de trabajo diferenciados, centrado en las personas, parte de un ecosistema distribuído de lugares, motor de la comunidad y el sentido de pertenencia, y reflejo de la cultura y valores de la organización.