Hace meses las oficinas cerraron, y las empresas dieron instrucciones para que las personas trabajaran desde casa, sin acceso a sus elementos y herramientas habituales, sin sus compañeros de trabajo, y fuera del espacio de trabajo habitual.
La sensación general fue la de encontrarse ante un experimento de trabajo a distancia sin precedentes, ya que nadie estaba preparado para esto. Ni siquiera las empresas con detallados planes de continuidad operativa, los cuales jamás habÃan imaginado la necesidad de evitar por completo el contacto humano. Claro que el trabajo remoto durante la pandemia no fue lo que serÃa el trabajo a distancia real, sino algo mucho más difÃcil y extremo debido a las circunstancias de la crisis, incluyendo la necesidad de ocuparse de los niños y los quehaceres domésticos, la ansiedad por enfermarse o perder el trabajo, y sobre todo la obligatoriedad de permanecer en casa y no poder ir al lugar de trabajo.
Experimentando el trabajo a distancia
Durante todo este tiempo hubo organizaciones y personas que no se sintieron cómodas con el trabajo a distancia. Quizás porque, sin darse cuenta, intentaron trasplantar procesos ya existentes a contextos de trabajo remoto, replicando la forma de trabajar anterior a la pandemia. Algo que predijo Peter Drucker en los años 70, cuando anticipó que “el peor peligro en tiempos turbulentos no es la turbulencia sino actuar con la lógica del ayerâ€.
Sin embargo, muchas organizaciones y personas pudieron adaptar su forma de trabajar, replantear procesos y poner en práctica nuevas rutinas. De hecho, contra todo pronóstico, para ellas trabajar desde casa fue bastante mejor de lo que habÃan imaginado. Recientes entrevistas, a más de 50 responsables de empresas en diversos paÃses, revelan el consenso común de que durante la cuarentena, y aunque de manera precaria, la productividad trabajando a distancia desde casa no resultó muy distinta de la que se logra en la oficina.
Meses después, la mayorÃa de las oficinas continúan hoy desiertas. Y mientras las empresas preparan protocolos y adaptan sus oficinas para el retorno seguro, las personas no parecen tener mucho interés en regresar a un nuevo y extraño mundo de distanciamiento, pantallas acrÃlicas, uso de máscaras y desinfección de manos. ¿Qué podemos aprender de las estrategias que implementaron las organizaciones y personas que pudieron funcionar de manera aceptable durante la cuarentena?
Reinventando las reuniones de trabajoÂ
Probablemente el cambio de formato de las reuniones sea lo que más ampliamente se experimentó durante la larga cuarentena. Algunas estrategias que han demostrado su efectividad son las siguientes:
– Mantener sólo las reuniones necesarias, reemplazando las demás por chats online
.
– Promover reuniones breves, de no más de 30 minutos y con un tema concreto, reduciendo las reuniones prolongadas o con agendas vagas.
– Procurar intervalos y descansos intermedios entre reuniones, evitando las seguidillas de reuniones consecutivas.

– Favorecer las reuniones P2P para breves “catch up†o coordinación del dÃa, evitando las reuniones con muchos participantes
.
– Implementar perÃodos o dÃas “libres de reunionesâ€, para poder concentrarse o simplemente recargar pilas
.
– Limitar las reuniones colaborativas a ciertos momentos del dÃa, de manera que todos puedan tener un rato para concentrarse, y tiempo para cuidar a los hijos y otras necesidades.

– Utilizar herramientas colaborativas online que permitan a las personas interactuar de manera sincrónica o asincrónica.
Es probable que el trabajo remoto generalizado dure más tiempo del que se cree, o que incluso muchas personas ya no necesiten regresar a la oficina de manera full time. Por eso, ésta puede ser una oportunidad para poner en práctica nuevas estrategias que nos permitan trabajar de otra manera, y practicarlas a fin de que se vayan convirtiendo en hábitos.